Mapeamento de fluxos documentais como elemento de identificação arquivística no âmbito da gestão de documentos

Abstract

Estudo dos processos de mapeamento de fluxos documentais como elemento de Identificação Arquivística no âmbito de desenvolvimento de programas de gestão de documentos. A Identificação Arquivística é um processo de pesquisa intelectual que versa sobre a análise crítica da gênese do documento de arquivo e seu contexto de produção. Trata-se de fase preliminar do tratamento documental desenvolvida para fins de produção, classificação, avaliação e descrição de documentos, a partir de requisitos padronizados. Apresenta-se o conceito, os objetos, os instrumentos e as finalidades da Identificação Arquivística, bem como o conceito e fases da gestão de documentos. Expõe a dinâmica do mapeamento de fluxos documentais como elemento de Identificação Arquivística através do levantamento de dados sobre a tramitação dos documentos na etapa de identificação de tipologias documentais, discutindo a relação estabelecida entre a Arquivologia e a Administração, para o entendimento dos processos administrativos e arquivísticos. A pesquisa é do tipo descritiva exploratória, de natureza qualitativa, cuja estratégia adotada é o estudo de caso. Descreve-se a experiência adquirida por meio do estudo de caso da aplicabilidade dessa metodologia para o mapeamento de fluxos documentais na Gerência de Contratos, Aeronaves e Societário da VRG Linhas Aéreas S.A. Como resultados, apresenta-se uma proposta de sistematização de procedimentos e instrumentos necessários para o processo de mapeamento de fluxos documentais a partir da aplicação da metodologia de Identificação Arquivística como subsídio no âmbito do desenvolvimento de programas de gestão de documentos, conhecimento essencial para a compreensão da gênese documental.

Study of mapping processes of documentary flows as an element of Archival Identification in the scope of records management programs. The Archival Identification is an intellectual research program that regards the critical analysis of the archival record genesis and its production context. It is about the preliminary phase of documental treatment which is developed for the purpose of records production, classification, evaluation and description through standardized requirements. It is introduced the term, the concept, the objects, the instruments and the purposes of Archival Identifications, such as the concept and the phases of records management. It shows the dynamic of documentary flows mapping as an element of Archival Identification through the data collection regarding the transaction of documents at the stage of documental typologies identification, discussing the relationship establishe between Archivology and Administration, to the comprehension of management and achivistic processes. The research is configured as descriptive exploratory, of qualitative nature, which adopted strategy is the case study. It is described the experience acquired from the case study of this methodology applicability for the mapping of documentary flows in Contracts, Aircraft Corporate Management of VRG Linhas Aéreas S.A. As a result, it is presented the proposal of a systematization of procedures and instruments needed for the documentary flows mapping processes through the applying of Archival Identification methodology in the scope of records management programs, which is an essential knowledge for a complete comprehension of documental genesis.