A ISAAR(CPF) e os vocabulários controlados: uma aproximação preliminar

Abstract

Observando-se o caráter social aplicado da Arquivologia e a instrumentalidade da linguagem como elemento de mediação em unidades arquivísticas, entende-se que é preciso verificar como a área tem compreendido as relações teóricas, conceituais e metodológicas entre seus instrumentos normativos e os vocabulários controlados. Objetivou-se, portanto, com essa pesquisa, analisar como os elementos de descrição obrigatórios presentes na Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias (ISAAR-CPF), podem ser utilizados no desenvolvimento de vocabulários controlados em unidades arquivísticas. A pesquisa tem caráter exploratório-descritivo, com corpus documental obtido por meio de levantamento bibliográfico em bases de dados brasileiras da área de Ciência da Informação, bibliotecas digitais de teses e dissertações e anais de congresso. Os resultados indicam descompasso em relação à utilização desse tipo de norma. A ISAAR(CPF) é uma norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades, pessoas e famílias que fornece diretivas para a preparação de registros de autoridade arquivística que se relacionem com a produção e manutenção de arquivos. Conforme menciona a ISAAR (CPF), apenas quatro elementos são obrigatórios em relação à descrição: tipo de entidade; forma autorizada do nome; datas e identificador do registro de autoridade, elementos esses que atuam como pontos de acesso. Os resultados da pesquisa apontam que a junção desses elementos com as técnicas de controle de vocabulário, podem melhorar a qualidade e a precisão da representação e da recuperação da informação em unidades arquivísticas. A própria ISAAR (CPF), aliás, faz menção à necessidade do vocabulário controlado. Muitos dos elementos descritivos em um registro de autoridade, conforme essa norma, podem ser utilizados como pontos de acesso. Acredita-se que esse tipo de investigação contribui para a oferta de subsídios teóricos e metodológicos na utilização de vocabulários controlados em processos de representação e recuperação da informação em unidades arquivísticas.Observing the applied social character of Archives and the instrumentality of language as a mediating element in archival units, it is understood that it is necessary to see how the area has understood the theoretical, conceptual and methodological links between its normative instruments and controlled vocabularies. The objective, therefore, with this research, analyze how the description of required elements present in the International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR-CPF), can be used in the development of controlled vocabularies in archival units . The research is exploratory and descriptive, with documentary corpus obtained through literature in Brazilian databases Science Area information, digital library of theses and dissertations and conference proceedings. The results indicate gap regarding the use of this type of standard. The ISAAR (CPF) is an international standard archival authority record for entities, individuals and families that provides guidance for preparing archives authority records which relate to the production and maintenance of files. As mentioned the ISAAR (CPF), only four elements are required in relation to the description: type of entity; authorized form of name; dates and identifier of authority record, these elements that act as access points. The survey results show that the combination of these elements with vocabulary control techniques, can improve the quality and accuracy of representation and information retrieval in archival units. The very ISAAR (CPF), by the way, mentions the necessity of controlled vocabulary. Many of the descriptive elements in an authority record, as this standard, can be used as access points. It is believed that this type of research contributes to offer theoretical and methodological subsidies on the use of controlled vocabularies for representing processes and information retrieval in archival units.