Preservación y digitalización en las organizaciones: motivos y retos

Abstract

Desde 2007, la legislación española anima al uso de documentos electrónicos para interactuar con la Administración. Al mismo tiempo, las organizaciones han incrementado la producción documental para la gestión de cualquier trámite administrativo y necesitan reducir el espacio físico destinado a la conservación de estos documentos. A consecuencia de ello, todas las organizaciones están digitalizando sus documentos en soporte analógico para adaptarse a las nuevas necesidades que exige esta gestión electrónica. Muchas organizaciones no poseen la infraestructura necesaria para encargarse de este proceso de digitalización y lo derivan a empresas externas de servicios documentales. En muchos casos, esta decisión se toma sin reflexionar sobre la política de gestión de documentos de la organización. Ante esta realidad, en nuestra comunicación vamos a analizar qué motivos y qué criterios tienen en cuenta las organizaciones para la selección de estas empresas. Y por otro lado, vamos a definir los retos que, a nuestro criterio, debían plantearse las organizaciones para incardinar la digitalización en el mapa de procesos documentales de las organizaciones.

Since 2007, Spanish legislation gives rise to the use of electronic documents to interact with the Administration. At the same time, the companies have increased the volume of documents to manage different administrative transactions, and it is necessary to reduce the physical space for the conservation of these documents. All companies are digitizing their paper documents to adapt them to the electronic management. Many organizations do not have the necessary infrastructure to digitize and they must derive this process to external companies’ document services. This management policy has not been well thought out. Given this reality, in our communication we will analyze which motives and effects are considered by organizations for the selection of these enterprises of documents’ services. And on the other hand, we will define the challenges of showing digitalization into the document process map of the organizations.